Meine 3 wichtigsten Produktivitätsregeln

Die Zeit die ich mir zum arbeiten nehme, möchte ich so effektiv wie möglich gestalten. Ich vermeide es daher parallel im Web herumzusurfen oder Nachrichten mit meinem Smartphone zu schreiben. Stattdessen versuche ich sofort in den Arbeitsprozess einzusteigen und einen Flow zu generieren, der mich ein ganzes Stück durch meine Aufgaben trägt. Aber ich habe viele unterschiedliche Projekte parallel und ich habe mich oft dabei erwischt, trotz der vielen Projekte keines auswählen zu können, an dem ich weiterarbeiten möchte. Es war ein bisschen wie der Wald, den man vor lauter Bäumen nicht sieht. Ich begann damit eine Projektübersicht anzulegen in der Hoffnung durch das bloße durchstreifen meiner Liste würde ich mich einfacher für eines entscheiden können. Pustekuchen! Das ist der Punkt, wo sich dann schnell der Frust einstellt:

wenn man seine Zeit so effektiv wie möglich nutzten möchte aber schon daran scheitert den Weg auszuwählen, fühlt sich der Stillstand gleich doppelt brutal an.

Klar: es gibt immer Projekte auf die man gerade etwas mehr Lust hat als auf andere. Am Wochenende arbeite ich zum Beispiel lieber an meiner Drohne oder arbeite draußen an meinem Gemüsegarten anstatt an einer Web-App zu programmieren, was ich ja schon die ganze Woche über tue. Dennoch fiel es mir schwer überhaupt eine Aufgabe oder Projekt auswählen, mit dem ich mich beschäftigen wollte und anstatt einfach loszulegen habe ich mich oft dabei erwischt, zu lange darüber nachzugrübeln, was ich tun soll.

Ok, ok stopp! Das muss enden: die Zeit, die ich mit grübeln verbringe ist unwiederbringlich verloren. Es wäre doch viel besser sie in irgendein Projekt zu stecken, anstatt einfach wegziehen zu lassen und dabei mehr und mehr Frust aufzubauen. Diese Zeit nicht einfach verstreichen zu lassen und in meinen Projekten voran zu kommen, wurde fortan zu meinem wichtigsten Projekt.

Hier meine 3 wichtigsten Produktivitätsregel:

5-Minuten-Regel

Ich gebe jeder ungeliebten Aufgabe wenigstens 5 Minuten Zeit. Ich beschäftige mich also mindestens 5 Minuten mit der Aufgabe und habe dann die Wahl entweder weiter daran zu arbeiten oder sie wieder beiseite zu legen. Meist habe ich mich nach 5 Minuten soweit eingearbeitet, dass es mir leicht fällt einfach weiterzumachen.

Done is better than perfect

Mein innerlicher Perfektionismus steht mir oft im Weg: ich erwische mich regelmäßig dabei zu lange über etwas nachzudenken anstatt es einfach zu machen. Sei es ein Text, den ich schreibe, wo ich dann über jeden einzelnen Satz oder sogar jedes einzelne Wort nachdenke. Oder meine Bastelprojekte, wo ich vom innerlichen Anspruch getrieben bin sofort auf anhieb die bestmögliche Lösung zu finden. Besser ist es einfach zu beginnen und Dinge dann später in einem nächsten Schritt zu optimieren anstatt sofort mit dem ersten Versuch den besten Wurf zu schaffen. Tatsächlich habe ich festgestellt, dass ich deutlich schneller voran komme, wenn ich Verbesserungen in weitere Schritte aufteile.

Onboarding: unbedingt die nächsten Schritte aufschreiben!

Für viele meiner Projekte reicht die 5 Minuten-Regel nicht immer aus. Gerade bei Projekten, die schon etwas länger in der Ecke herumliegen, reicht die Zeit gerade einmal um zu verstehen, was ich überhaupt zuletzt gemacht habe. Ich erwische mich dann dabei, wie ich mühsam erst einmal wieder das letzte Problem rekonstruiere nur um dann am Ende mit einem "Ach jau, das hatte ich mir dabei gedacht" anzukommen. Die 5 Minuten sind dann oft schon zum dritten mal rum.

Ich habe mir daher in all meinen Projekten eine "Next-Step" Liste angelegt. Immer wenn ich ein Projekt für den Tag beende, notiere ich mir in dieser Liste mindestens einen ganz konkreten Punkt, an dem ich weiterarbeiten muss. Und "konkret" bedeutet hier wirklich "sehr konkret"!

Ein Beispiel: Ich bin gerade dabei für mein Drohnenprojekt ein Landegestell zu entwickeln. Es liegt also nahe, auf die Liste der nächsten Schritte folgendes zu notieren: "Landegestell entwickeln".

Klingt gut, ist es aber nicht, weil es mir zu einem späteren Zeitpunkt den Wiedereinstieg in das Projekt erschwert. Klar: aktuell weiß ich genau was damit gemeint ist und ich hab sicherlich auch schon die ein oder andere Idee im Kopf, wie ich das Landegestell bauen könnte. Ein paar Tage später sind diese Ideen aber ganz bestimmt schon wieder weg.

Besser ist also folgende Eintrag:

"Bohrung für Gewinde des Landegestells (Durchmesser 4mm) an der Unterseite anbringen"

Mit dieser Aufgabe kann ich beim nächsten Wiedereinstieg in das Projekt sofort ohne nachzudenken beginnen. Ich kann also sofort mein CAD Programm öffnen und die Bohrung platzieren.

Durch die konkreten Aufgaben fällt mir der Wiedereinstieg in meine Projekte leicht und habe ich erst einmal ein Projekt begonnen und etwas darin erledigt, dann stellt sich auch recht schnell ein Flow ein, der mich von Aufgabe zu Aufgabe trägt. Falls nicht, dann ist das auch gut: Ich habe zumindest diese eine konkrete Aufgabe erledigt und ich kann umgehend eine nächste formulieren.