Wechselnde Prioritäten meistern

Ein Projekt erfolgreich zum Ende zu führen, bedeutet auch eine klare Priorisierung zu haben. Doch was tut man, wenn sich die Prioritäten von einem Tag zum nächsten ändern? Wenn man morgen schon nicht mehr an den Erfolg des Projekts von heute glaubt?

In diesem Beitrag geht es um wechselnde Prioritäten und wie man die Unentschiedenheit bändigt.

Vielleicht vorweg: Wechselnde Prioritäten sind normal. Sag ich jetzt so. Ich erlebe es bei mir und habe es oft genug bei anderen beobachtet.

Klar: Du kannst hergehen und heute die Prioritäten all deiner Projekte festlegen. Du entscheidest Dich dann zum Beispiel dem Projekt A mehr Raum zu geben als dem Projekt B. Dementsprechend planst du deine Aufwände, Zeit und Geld, was du investieren möchtest.

Doch bereits morgen fühlt sich die Priorität vielleicht nicht mehr richtig an. Du hast zwei Möglichkeiten und ich will dir gleich noch eine Dritte anbieten. Aber zuerst zu den zwei Standardmöglichkeiten, für die du dich wahrscheinlich entscheiden wirst:

Möglichkeit 1: Du hältst dich strikt an deine zuvor festgelegte Priorisierung und arbeitest sie sturr ab

Zunächst Respekt. Es fühlt sich sicherlich nicht gut an, gegen innere Wiederstände zu kämpfen, doch ein starker Mensch muss Opfer bringen. Du gehörst womöglich dazu.

Möglichkeit 2: Du planst um

Projekt B ist nun das neue Projekt A. Voller Elan startest du neu, obwohl du Tags zuvor bereits schon neu gestartet bist. Morgen, ganz gewiss, ist womöglich Projekt C an der Reihe. Ein Leben voller Neustarts.

Hier nun eine alternative Möglichkeit, die ich nutze und die sich bewährt hat:

Möglichkeit 3: Arbeite an allen Projekten

Wenn du bist wie ich, dann wechseln deine Prioritäten täglich. Ein stures Abarbeiten meiner Prioritätenliste würde unweigerlich zum Prokrastinieren führen. Ich brauche neue Impulse und beginne auch gerne neue Dinge. Allein schon, weil Neustarts eine unglaubliche Lernkurve mit sich bringen.

Dennoch brauche ich das Gefühl voran zu kommen und Dinge zum Abschluss zu bringen. Dazu arbeite ich immer an mehreren Projekten gleichzeitig. Diese Projekte müssen aber mehrere Bedingungen erfüllen:

Sie müssen möglichst unterschiedlich sein (z. B. ein Programmierprojekt & ein handwerkliches Projekt)

Sie müssen ruhe dürfen (ein projekt was zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Handlung erfordert, ist ungeeignet)

Sie müssen sich gut in kleine Arbeitsschritte teilen lassen

Wie immer ist die Projektplanung das A und O: Ich plane neue Projekte bis ins kleinste Detail und nehme mir für die Planung viel Zeit. Ich lege erste Aufgaben fest, die ich so konkret wie möglich beschreibe. Jede Aufgabe wiederum muss in einem überschaubaren Zeitrahmen abschließbar sein. Eine Aufgabe sollte nicht länger als 1 bis 3 Stunden dauern. Je kürzer, desto besser. Ich habe festgestellt, dass kleine Aufgaben von 15 bis 30 Minuten Länge am besten für mich funktionieren.

Schreibe auf, was der konkret nächste Schritt ist

Hier mein wichtigster Trick: wenn du am Ende des Tages eine Aufgabe beendet hast oder nicht weiter daran arbeiten möchtest (z. B. weil du eine Pause brauchst), dann nimm dir ein paar Sekunden Zeit um den konkret nächsten Schritt aufzuschreiben. Schreibe auf, was du tun würdest, wenn du jetzt einfach weiterarbeitest. Je konkreter, desto besser.

Hier ein paar Beispiele:

Beispiel 1 “App-Programmierung”:
“Bei einem Klick auf den Button neben der Tabelle muss ein neuer Datensatz erzeugt werden”

Beispiel 2 “Event-Planung”:
“Rufe den Bühnenbauer an und frage, wie viele Lautsprecher vorgesehen sind”

Beispiel 3 “Küche renovieren”:
“Zum Baumakrt fahren und 2 Pinsel und 1 große Farbrolle kaufen”

An mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten ist großartig. Du kannst dich treiben lassen und nutzt so effektiv deine aktuelle Tagesverfassung aus, um an dem jeweils passenden Projekt weiterzukommen. Entscheidend ist, dass du einen Fortschritt machst. Kleinere Fortschritte an mehreren Projekten können besser funktionieren, als ein großer Fortschritt an einem Projekt.